Une société de services et d'ingénierie informatique de la place recherche à recruter pour emploi une secrétaire informatique capable d'effectuer des tâches de secrétariat dans un service informatique :

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1. Attributions et affectation

Sous l'autorité du Directeur Général, la Secrétaire informatique sera engagée en qualité d'appui administratif, à la rédaction des appels d'offres et assistante qui sera formée sur plusieurs logiciels de la société. Le lieu d'affectation est Lomé.

2. Qualifications

– Avoir au moins un diplôme de secrétariat ou tout autre diplôme équivalent (niveau : Bac+2)
– Avoir au moins 3 ans d'expérience générale.
– Avoir au moins 1 ans d'expérience en secrétariat de direction et en archivage de dossiers.
– Avoir la bonne maîtrise de l'outil informatique et bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Internet,).
– Etre méthodique, accueillante et ordonnée.
– Capacité de travailler en équipe.
– Avoir une Excellente capacité rédactionnelle en français (très bien).
– Etre immédiatement disponible.
– Avoir le sens de la rigueur et de l'organisation, des relations.
– Etre motivé (e)pour son travail, faire preuve d'autonomie et avoir des aptitudes à gérer les priorités.
– Etre capable de travailler sous pression.
– Faire preuve d'une grande discrétion.
– Avoir une Connaissance des processus d'un appel d'offre et de passation de marché (un atout ).

1. Attributions et affectation

Sous l'autorité du Directeur Général, la Secrétaire informatique sera engagée en qualité d'appui administratif, à la rédaction des appels d'offres et assistante qui sera formée sur plusieurs logiciels de la société. Le lieu d'affectation est Lomé.

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2. Qualifications

– Avoir au moins un diplôme de secrétariat ou tout autre diplôme équivalent (niveau : Bac+2)
– Avoir au moins 3 ans d'expérience générale.
– Avoir au moins 1 ans d'expérience en secrétariat de direction et en archivage de dossiers.
– Avoir la bonne maîtrise de l'outil informatique et bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Internet,).
– Etre méthodique, accueillante et ordonnée.
– Capacité de travailler en équipe.
– Avoir une Excellente capacité rédactionnelle en français (très bien).
– Etre immédiatement disponible.
– Avoir le sens de la rigueur et de l'organisation, des relations.
– Etre motivé (e)pour son travail, faire preuve d'autonomie et avoir des aptitudes à gérer les priorités.
– Etre capable de travailler sous pression.
– Faire preuve d'une grande discrétion.
– Avoir une Connaissance des processus d'un appel d'offre et de passation de marché (un atout ).

3. Principales Responsabilités

La Secrétaire aura les principales responsabilités suivantes :

– Recevoir et trier le courrier ordinaire transmis par la réception.
– Enregistrer le courrier ordinaire (arrivé et départ).
– Recevoir et trier le courrier électronique (E-mail).
– Gestion du mail officiel du cabinet (Réceptionner et envoyer les courriels).
– Trier, diffuser et transférer les mails aux personnes concernées.
– Superviser l'archiviste dans l'archivage physique et numérique des dossiers d'appel d'offre et passation marchés.
– Préparer les réponses aux demandes de renseignements, le cas échéant.
– Transmettre les propositions de réponse.
– Rédiger les correspondances du cabinet et en assurer le suivi.
– Veiller à l'actualisation des coordonnées des partenaires individuels et institutionnels (adresses électronique et postale, téléphone).
– Participer à la finalisation des rapports (relecture et mise en forme).
– Assister le directeur général dans la gestion journalière des activités administratives.
– Apporter l'appui administratif à l'organisation des formations, ateliers et séminaires.
– Gérer quotidiennement l'agenda du directeur général.
– Prendre les RDV pour des personnes internes et externes.
– Mettre les informations à la disposition du Directeur.
– Assurer le standard (Effectuer et recevoir les appels téléphoniques).
– Superviser la production et la multiplication de documents de travail.
– Préparer les réunions, (l'ordre du jour, les comptes rendus, la réservation des salles pour les réunions etc.).
– Participer aux réunions de la direction.
– Assurer la prise de notes lors des différentes réunions et rédiger les comptes-rendus.
– Diffuser les comptes-rendus de réunion (intranet).
– Assister le Directeur dans la répartition de la charge de travail aux spécialistes en passation des Marchés.
– Procéder avec l'archiviste à la classification des documents et dossiers
– Traduire les documents administratifs
– Exécuter au besoin d'autres tâches relevant de sa compétence et solliciter par le Coordonnateur.

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4. Procédure de recrutement

Le recrutement se fera par comparaison de CV. Les candidats présélectionnés sur la base de leur dossier seront convoqués en entrevue. A l'issue de l'entrevue, les candidats subiront une épreuve informatique (Word et Excel) et un test de rédaction de correspondance.

Les dossiers de candidature doivent être envoyés à l'adresse : secretariatinformatik@gmail.com

Délai : 30 novembre 2021 à 17h00

Avec EMPLOI TOGO